Sehr geehrte Absolventinnen und Absolventen,
sehr geehrte Besucher*innen des Absolventenballs sowie alle, die noch über den Erwerb eines Tickets nachdenken,
mit diesem Statement wollen wir etwas Aufklärung und Transparenz schaffen, was den Planungsprozess sowie die Entwicklungen der letzten Wochen rund um den HWI-Absolventenball 2023 betrifft.
Wie die meisten von euch sicherlich mitbekommen haben, lief der Ticketverkauf allesamt etwas chaotisch, und insbesondere in Bezug auf die unterschiedlichen Preise der angebotenen Tickets, etwas intransparent ab. Für die Unklarheiten möchten wir uns bei euch entschuldigen, jedoch geben wir unser Bestes, allen Interessierten die aufkommenden Fragen zu beantworten.
Bei den bisherigen Absolventenbällen der letzten Jahre wurde die geplante Teilnehmerzahl von 100 Personen immer nicht erreicht und der Ticketverkauf lief eher schleppend, sodass trotz wochenlanger Verkaufsphasen nicht alle Tickets verkauft wurden. Dementsprechend haben wir auch dieses Jahr mit einer maximalen Teilnehmerzahl von 100 gerechnet und auch die Ticketpreise sowie die Räumlichkeiten dementsprechend kalkuliert. Zu diesen zunächst angebotenen Preisen in der ersten Verkaufsphase (Am 29.08.) macht Wi-Ing Aktiv mit jedem verkaufen Ticket erheblichen Verlust. Diese Verluste werden durch Vereinsgelder ausgeglichen, welche v.a. im Rahmen von Kooperationen mit Unternehmen erwirtschaftet wurden. Die Tickets werden sozusagen durch den Verein subventioniert, sodass wir sie günstiger zum Verkauf anbieten können.
In diesem Jahr war der Andrang nach den Tickets unerwartet hoch, sodass bereits ca. 3 Stunden nach Veröffentlichung der Info über unsere Social-Media-Kanäle alle bereitgestellten Tickets ausverkauft waren. Dies hat auch dazu geführt, dass die Tickets bereits ausverkauft waren, als unsere Mail über die HWI-Verwaltung verbreitet wurde, was verständlicherweise zu großer Verwirrung geführt hat. Natürlich freut uns eine derartige Nachfrage im Allgemeinen sehr, nur haben wir diese nicht kommen sehen. Wir haben uns umgehend darum bemüht, die Kapazitäten des Balls zu erhöhen, was wir auch erreichen konnten. Da das Budget für die subventionierten Tickets allerdings bereits durch die ursprünglich geplante Anzahl an Tickets aus der ersten Verkaufsphase ausgeschöpft ist, müssen wir die gesamten anfallenden Mehrkosten der Kapazitätserhöhung auf die zusätzlich geschaffenen Tickets umschlagen, da es nicht möglich ist, den Preis von bereits verkauften Tickets im Nachhinein zu erhöhen. Die Alternative wäre gewesen, gar keine weiteren Tickets mehr anzubieten. Im Rahmen dieser Preiserhöhung haben wir uns dazu entschieden, die zusätzlichen Absolvententickets deutlich günstiger anzubieten als die Begleitungstickets (aber dennoch teurer als die Tickets der ersten Verkaufsphase), da es uns wichtig ist, dass primär alle Absolventinnen und Absolventen den Zugang zu günstigeren Tickets erhalten. Dies bedingt allerdings den hohen Preis der Begleitungstickets.
Neben der Tatsache, dass wir den Absolventenball ehrenamtlich organisieren und weder wir noch der Verein irgendetwas daran verdient (sondern sogar Verlust macht), möchten wir jedem klar machen, dass ein solcher Ball sehr teuer ist. Neben den Kosten für die Location, dem Abendessen und der Getränkeflat fallen zudem Kosten für den DJ, den Fotografen und die Deko an. Am Ende des Tages geht es darum, die Kosten dafür wieder – zumindest teilweise – reinzubekommen, um auch in den kommenden Jahren einen Absolventenball zu ermöglichen. Jeder muss für sich selbst entscheiden, ob man sich die Teilnahme an so einer Veranstaltung leisten möchte oder nicht. Auf diese Weise können wir aber – im Gegensatz zu vielen anderen Studiengängen – einen Absolventenball für unsere Absolventinnen und Absolventen anbieten.
Wir hoffen, dass wir die Situation hiermit möglichst verständlich erklären konnten und sich damit einige Fragen geklärt haben. Solltet Ihr noch weitere Fragen oder Anregungen haben, könnt Ihr uns gerne unter vorstand@wiing-aktiv.de kontaktieren.
Wir freuen uns über alle Teilnehmer*innen des Balls und freuen uns auf einen wundervollen Abend.
– Euer Vorstand des Wi-Ing Aktiv e.V.